Princípio de Eisenhower

Aqui explicamos como usar o princípio de Eisenhower para classificar suas tarefas de acordo com sua importância e urgência.

Ganhar mais tempo para as coisas realmente importantes – esse é um dos grandes desafios que temos que enfrentar todos os dias – tanto no trabalho quanto na vida privada. você está familiarizado com isto? Um conceito de estratégia precisa ser elaborado, mas e-mails contínuos, perguntas de colegas e chamadas telefônicas recebidas significam que quase não sobra tempo para processar a tarefa real. Às vezes, passamos muito tempo durante o dia de trabalho em tarefas urgentes, mas não importantes. A matriz de Eisenhower ajuda de forma simples a definir corretamente as prioridades e a ganhar mais tempo para as coisas importantes.

A sutil diferença entre eficácia e eficiência
Ser eficiente significa fazer as coisas direito e usar poucos recursos. Portanto, existem algumas tarefas no dia-a-dia que podemos fazer muito rapidamente e com pouco esforço. No entanto, nem sempre são úteis ou estão de acordo com os próprios objetivos, mesmo que possam ser feitos rapidamente. Por outro lado, ser eficaz significa fazer as coisas certas e obter um determinado resultado. Métodos como a matriz de Eisenhower ou o princípio de Eisenhower ajudam as empresas e os funcionários a realizar as tarefas certas e implementá-las com eficiência.

O princípio de Eisenhower simplesmente explicado

O princípio de Eisenhower (também método de Eisenhower ou matriz de Eisenhower) atribui as tarefas de uma empresa a  quatro categorias (tarefas A, B, C e D)  com base em sua importância e urgência .

• A tarefas : importante e urgente
• B-Tarefas : importantes e não urgentes
• C-Tarefas : sem importância e urgentes
• D-Tarefas : sem importância e não urgentes

Como resultado, você obtém a matriz de Eisenhower. Aqui você já pode ver como lidar com as tarefas nas categorias individuais em seu gerenciamento de tempo e autogerenciamento. 

O 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, deu o nome ao Princípio Eisenhower. No entanto, não se sabe se ele mesmo usou o método. 

O princípio de Eisenhower é uma estratégia de gerenciamento de tempo simples, amplamente utilizada e praticada com sucesso que remonta ao ex-presidente dos EUA. Para atingir seus objetivos pessoais e dominar as tarefas diárias, Dwight D. Eisenhower desenvolveu um método simples com o qual organizava suas tarefas em uma matriz de acordo com a importância e a urgência. Ele dividiu suas tarefas em um dos quatro quadrantes da chamada matriz de Eisenhower.

Procedimento e funcionalidade

Se você deseja classificar suas tarefas em uma das quatro categorias do princípio de Eisenhower, faça a si mesmo estas duas perguntas:

• A tarefa é importante ou não? ( Importância )
• A tarefa é urgente ou não? ( urgência )

Tarefas importantes aproximam a empresa de seus objetivos corporativos (exemplo: aumento de vendas, desenvolvimento de novos produtos,…). As tarefas urgentes têm um prazo próximo que você deve cumprir. 

Agora você pode ponderar cada tarefa e atribuí-la a uma das quatro categorias. Vamos dar uma olhada em cada um por sua vez. 

A tarefas: importante e urgente

As tarefas A são importantes e precisam ser feitas com urgência. Portanto, é melhor que você cuide deles você mesmo e com muita rapidez.

Exemplo: 

• Reclamações de clientes ou fornecedores 
• Crises (problemas técnicos,…)
• questões jurídicas (carta de um advogado,…)

Tarefas B: importantes e não urgentes

As tarefas B são importantes para sua empresa, então você deve cuidar delas você mesmo. No entanto, eles não são muito urgentes, então você não precisa fazê-los imediatamente. No entanto, ainda é importante que você também reserve um tempo para as tarefas B.

Exemplo:

• campanhas publicitárias 
• Estratégia de relações públicas
• seguros 

Tarefas C: sem importância e urgentes

As tarefas C não são importantes para você como diretor administrativo, mas ainda são urgentes. Eles precisam ser feitos em tempo hábil, mas você não precisa necessariamente se preocupar com eles. É por isso que você delega as tarefas aos seus funcionários.

Exemplo: 

• Emitir um certificado de estágio para um estagiário 
• Obtenha orçamentos para novos equipamentos de escritório 
• Planejando uma festa de Natal 
• verificar contas 
• Atender chamadas e e-mails 

D-Tarefas: Sem importância e não urgente

A quarta categoria são as tarefas D. Não são importantes nem urgentes. Você tem três opções para lidar com as tarefas: 

• Lixeira : Você simplesmente joga as tarefas fora – na lixeira ou simplesmente as exclui virtualmente.
• Pilha de compostagem : Todas as tarefas vão em uma pilha. Se alguém tiver tempo, a pessoa conclui algumas tarefas a partir dele. 
• Arquivamento : Você atribui as tarefas a uma área. Então você tem várias pilhas classificadas por tópico que alguém pode cuidar quando tiver tempo. 

Exemplo: 

• Convites para eventos que não são interessantes para você ou sua empresa. 
• Classifique as fotos da última festa da empresa.

Vantagens, desvantagens, críticas

Agora vamos dar uma olhada em por que faz sentido para você usar o princípio de Eisenhower, quais desvantagens o método de Eisenhower tem e quais críticas são frequentemente feitas contra o método .

Vantagens : 

• Simplicidade : Você só tem quatro categorias para lembrar.
• Economia de tempo : você pode reconhecer facilmente quais tarefas são realmente desnecessárias e, portanto, desperdiçadores de tempo (tarefas C e D).
• Ponderação : Você pode ver rapidamente quais tarefas e projetos precisam ser concluídos prontamente (tarefas A e B).
• Eficiência : Após a classificação você saberá como lidar com as tarefas nas diferentes categorias. 
• Visualização : Você pode facilmente representar as quatro categorias com as respectivas tarefas na matriz de Eisenhower através dos quatro quadrantes. 

Desvantagens : 

• Como você descobre quais tarefas são importantes? Você pode reconhecer facilmente a urgência de uma tarefa por meio de prazos e compromissos. No entanto, às vezes é difícil estimar a importância de uma tarefa no contexto geral, e o próprio método de Eisenhower não fornece nenhuma dica sobre como realizá-la. 
• Distribuição desigual de tarefas : Se todas as tarefas são importantes e urgentes, você, como diretor administrativo, tem tanto a fazer após a classificação quanto antes.
• Capacidade de delegar : se você não tiver colegas de trabalho para delegar tarefas C, não precisará priorizar as tarefas por importância. No final, você terá que cuidar de todos de qualquer maneira. 
• Gradações dentro das categorias : Acima de tudo, você deve priorizar as tarefas urgentes (tarefas A e C) entre si. Você não pode começar com todas as tarefas urgentes ao mesmo tempo. As quatro categorias simples rapidamente se tornam muitas subcategorias confusas. 

Crítica:

• O que significa importante? O princípio de Eisenhower é frequentemente criticado pelo fato de que o termo “importância” não está suficientemente definido. Para muitos, tarefas muito urgentes provavelmente também são importantes, mesmo que seja apenas porque absolutamente precisam ser feitas agora.
• Tarefas urgentes são quase sempre importantes; tarefas importantes são quase sempre urgentes : O princípio de Eisenhower é frequentemente criticado pelo fato de que quase não existem tarefas B e tarefas C porque tarefas importantes ou urgentes são urgentes ou importantes na maioria dos casos. Então, todos eles vêm para as tarefas A.

Desenvolva um entendimento comum

No dia-a-dia dos negócios, às vezes nem sempre é fácil atribuir a prioridade certa às tarefas. Muitas tarefas que nos são trazidas recebem o atributo “asap” e fingem ser importantes e urgentes. Isso pode e deve sempre ser questionado criticamente – levando em consideração seu próprio planejamento de recursos e metas.

A Matriz de Eisenhower pode ser uma ferramenta muito poderosa para ajudar a equipe a desenvolver um entendimento compartilhado de urgência (quais são as implicações de fazer a tarefa mais tarde?) e importância (alguém pode fazer a tarefa?). No entanto, o pré-requisito é que as tarefas da equipe possam ser suficientemente visualizadas, avaliadas e rastreadas. Como isso é feito às vezes é tratado de maneira muito diferente e também depende das preferências pessoais. Aplicativos dedicados de gerenciamento de tarefas ou gerenciamento de projetos, como o Taskworld, não apenas mapeiam as tarefas de forma transparente para todos os envolvidos no projeto e na tarefa de maneira compatível com fluxo de trabalho e sem interrupções de mídia, mas também facilitam a mudança para ambientes de trabalho digitais e independentes de plataforma.

Quais são as fraquezas do princípio de Eisenhower?

Segundo Seiwert, a única fraqueza do método Eisenhower: “o ser humano”. 50 a 60 por cento das coisas que fazemos todos os dias são urgentes, mas não tão importantes.” O motivo: falta de autodisciplina e priorização errada.

Para aplicar adequadamente o princípio de Eisenhower, você deve atribuir cada nova tarefa a um quadrante. “Dependendo do trabalho, posso ter que mudar isso três vezes por dia, cinco vezes ou nada”, diz Seiwert. “Tem que virar rotina. Como escovar os dentes, aplicar maquiagem ou fazer a barba.” Qualquer um que use apenas o princípio de Eisenhower ocasionalmente perde rapidamente a noção das coisas.

O método é omisso sobre como processar com eficiência as tarefas priorizadas posteriormente. A técnica Pomodoro, por exemplo, é adequada para isso.

Que ferramentas existem para o princípio de Eisenhower?

A forma como você anota suas tarefas é uma questão de gosto: alguns anotam em um bloco de papel, outros desenham suas tarefas em grandes cartazes, organizam pilhas na mesa ou no chão, outros ainda usam aplicativos – como “Focus Matrix” (iOS , grátis), ” Eisenhower” (iOS, 3,49 euros), “4.Do – To do – Task list” (Android, grátis) ou “Tasks” (Android, grátis).

O princípio de Eisenhower é um dos muitos métodos de gerenciamento de tempo. Outras estratégias, como a análise ABC  ou o método ALPEN , também podem ajudar a se estruturar e organizar. “É importante que você pratique o gerenciamento do tempo”, diz Lothar Seiwert.

Exercício para usar o princípio de Eisenhower

• Anote todas as suas tarefas incompletas – ou use sua lista de tarefas, se tiver uma.
• Para cada item da lista, escreva se é um item A, B, C ou D.
• Agora proceda da seguinte forma:
  • Você faz as tarefas A.
  • Você planeja janelas de tempo para as tarefas B.
  • Você delega as tarefas C.
  • Você risca as tarefas D da lista.

Em seguida, certifique-se de não ser interrompido, pegue papel e caneta e responda às seguintes perguntas:

• Que porcentagem do meu tempo gasto em tarefas A, B, C e D?
• Que obstáculos devo remover para ter mais tempo para as tarefas A e B?
• Quem ou o que poderia me ajudar?